Diese Zeitfallen lauern im Büroalltag auf Sie

Wer viel geschäftlich auf Reisen ist, weiß, wie wertvoll die verbleibenden Tage oder Stunden im Büro sein können. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn völlig unnötig Zeit vergeudet wird. Zeitfresser lauern im Büroalltag viele und sind nicht selten echte Motivations- und Produktivitätskiller.

Will man beispielsweise mit hoher Konzentration arbeiten, kommen permanente Störungen mehr als ungelegen. Liegt es an einer generell hohen Geräuschkulisse im Büro, helfen entweder klärende Worte oder Ohrenstöpsel. Wenn Sie aber von Kollegen permanent mit einzelnen Fragen oder Anliegen behelligt werden, sollten Sie klar signalisieren, wenn Sie nicht gestört werden möchten, oder sogar feste Zeiten vorgeben, wann Sie zur Verfügung stehen.

Vorsicht, Meetings!

Der konstruktive Austausch mit Kollegen, Vorgesetzten und anderen Abteilungen ist ebenso wichtig wie mitentscheidend für den unternehmerischen Erfolg. Allerdings ist die Meeting-Kultur in manchen Unternehmen so stark ausgeprägt, dass sie effizientes Arbeiten blockiert, anstatt zu fördern. Der Softwareanbieter Atlassian hat herausgefunden, dass Mitarbeiter pro Monat durchschnittlich bis zu 31 Stunden in unnützen Meetings vergeuden. Arbeitstreffen sollten daher nur dann stattfinden, wenn es auch wirklich etwas zu besprechen gibt. Außerdem sollten sie beendet werden, sobald alles besprochen und entschieden wurde, auch wenn sie für eine längere Dauer terminiert wurden. Hinterfragen Sie also beispielsweise einen wöchentlichen Jour Fix, wenn Sie das Gefühl haben, dass er die Beteiligten häufig nicht weiterbringt. Auch sollte die Liste der eingeladenen Teilnehmer überprüft werden. Müssen wirklich zwingend alle dabei sein oder wurden auch Kollegen eingeladen, die nur am Rande mit einem Projekt zu tun haben? Umgekehrt ist es wichtig, dass die Entscheider am Meeting teilnehmen, damit wichtige Beschlüsse gefasst und die daraus folgenden Schritte abgestimmt werden können. Das Festlegen einer Tagesordnung und die Moderation sind weitere wesentliche Bausteine, die zum guten Gelingen beitragen. Ebenso das Einhalten der Meeting-Etikette wie pünktliches Erscheinen. Dazu gehört aber auch, dass das Smartphone nach Möglichkeit gar nicht oder nur in wirklich dringenden Fällen während der Besprechung verwendet wird.

Konzentrationsfalle Smartphone

Apropos Smartphone: Wie stark lassen Sie sich von ihnen ablenken? Laut dem russischen Spezialisten für Internet-Sicherheit Kaspersky Lab senkt intensiver Handy-Gebrauch die Konzentrationsfähigkeit, wie er in einer internationalen Studie ermittelte. Diese wie auch die Produktivität ließe sich aber um 26 Prozent am Schreibtisch erhöhen, wenn sich das Smartphone außerhalb der Reichweite der Probanden befand. Untermauert werden die Ergebnisse von einer anderen Studie. Wie die britische Marketing-Agentur Tecmark herausfand, greift der durchschnittliche Smartphone-Besitzer pro Woche 1.500mal zu dem Gerät. Täglich, so ein weiteres Resultat der Erhebung, verbringen User drei Stunden und 16 Minuten mit dem Smartphone, was, auf die Woche hochgerechnet, fast einem kompletten Tag entspricht. Behalten Sie also Ihre Smartphone-Gewohnheiten kritisch im Auge.

Tückische E-Mail-Flut

Den Zeiten, als die Kommunikation ausschließlich mit Briefen, Fax, Telefon oder Telex vonstattenging, trauert wahrscheinlich niemand hinterher. Trotzdem hat der E-Mail-Verkehr mittlerweile Ausmaße angenommen, die im Berufsalltag nicht nur förderlich sind. Bis zu vier Stunden täglich sind Büroangestellte nur mit dem Sichten und Beantworten von E-Mails beschäftigt. Zudem reißen der permanente E-Mail-Eingang bzw. seine optischen oder akustischen Signale den User immer wieder aus der Konzentration. Ein gut durchdachtes Zeitmanagement kann für Erleichterung sorgen. Setzen Sie sich beispielsweise feste Zeiten, wann Sie Ihre neu eingegangenen E-Mails durchsehen und beantworten. Um nicht gestört zu werden, können Sie, sofern Sie keine wichtige Nachricht erwarten, das Intervall für das Empfangen von E-Mails vorübergehend vergrößern oder das E-Mail-Programm deaktivieren. Problematisch ist nicht selten die Definition des Empfängerkreises. Häufig aus Unsicherheit seitens des Versenders werden viele Personen in Kopie gesetzt, die mit dem Vorgang eigentlich gar nichts oder nur am Rande zu tun haben. Ein klärendes Wort kann hier helfen, die E-Mail-Flut einzudämmen. Ebenfalls hilfreich: Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob Sie alle abonnierten Newsletter tatsächlich benötigen.

Die liebe Technik

Aber auch die Bürotechnik raubt Zeit und Nerven. Das Marktforschungsinstitut Censuswide ermittelte, dass Bürobeschäftigte rund 20 Arbeitstage im Jahr verbummeln, weil Drucker, Scanner & Co. nicht, fehlerhaft oder zu langsam funktionieren – immerhin 38 Minuten pro Tag. Dabei stehen viele mit der Technik auch noch auf Kriegsfuß. 21 Prozent der in der Studie Befragten bestätigten, dass sie Probleme bei der Einrichtung ihrer Bürotechnik hätten, und 23 Prozent wiederum kamen mit den installierten Programmen nicht zurecht. Weitere klassische Zeitkiller sind das Hochfahren der Geräte oder das Absolvieren der Aufwärmphase sowie das Warten, bis Dokumente ausgedruckt sind – wenn man sie erst einmal gefunden hat. Durchschnittlich 22 Minuten am Tag verbringen Angestellte damit, nach Dokumenten und Bildern im Unternehmensnetzwerk zu suchen, weil es gar kein oder zumindest kein nachvollziehbares einheitliches Ablagesystem gibt. Unternehmen sollten somit schon aus eigenem Interesse darauf achten, dass die technische Ausstattung im Büro auf dem aktuellen Stand ist und dass Mitarbeiter geschult werden, damit sie Hard- und Software standardisierte Ablagesysteme optimal einsetzen können.